节约成本杜绝打印浪费

在企业中一般都设有专门的打印服务器，但是由于管理上的疏忽，很容易造成打印浪费。很多人将自己的私人材料带到公司打印，纸张等耗材消耗极大，让老板很是心疼。其实只要你使用PrintUsage这款专业的打印监控软件，就可以很轻松的对打印服务器进行管理。

一、安装配置

首先下载PrintUsage并执行安装程序。在安装向导完成文件拷贝等常规操作后就会要求对软件进行配置。

配置的第一步是设置数据库类型和连接设置，PrintUsage支持Access、SQL、Oracle以及MySQL等多种数据库，对于中小型企业来说选择“Microsoft Access 2000/XP”比较适用；接下来选择认证模式，即按照什么方式对客户端进行管理，对于中小型企业的网络来说，一般没有域，那么可以将认证方式设为“按计算机认证”，同时将“用户来自当前域的”设为“来自工作组”选项，接下来就要设置进行监控的工作组和计算机了，默认情况下当前工作组中的所有工作组和计算机都会默认添加到右侧监视列表中，对于一些领导我们可以将其添加到左侧“排列的计算机”列表中，这样他们打印机就可以不受PrintUsage的限制。现在最重要的一步就是设置监控的内容，即监控模式。www.i4i3.com提醒大家，为了能够提供完整的记录，我们选择“高级控制模式”，同时根据规定设置每页打印的价格、用户配额以及配额周期类型。例如笔者将灰色每页打印设为0.1元，彩色每页设为0.5元，用户配额为100元，周期为周，那么表示每个用户在一周内可以使用100元，即单独打印1000张灰色或200张彩色纸张（图1）。最后设置好Web站点的虚拟目录以及管理员名称和密码，单击“完成”按钮即可完成安装配置。

图1

二、应用配置

虽然现在PrintUsage已经启动了，但是管理员的工作并没有因此而结束。双击桌面上的“PrintUsage WEB管理站点”图标，或者在远程按照http://服务器IP/Printusage打开打印机管理窗口，在右侧输入安装时创建的管理员名称和密码进行登录。

现在我们需要将打印机添加进来，在左侧单击“所有打印机”，在右侧单击“添加”按钮，选择服务器名后继续单击“下一步”，这样就会显示本机已经安装的所有打印机列表，在“受监控”列表中选择相应的打印机并单击“添加”按钮。

现在我们就可以单击打印机列表中的打印机名称，对打印机进行具体的管理了。在“一般信息”选项卡中提供了打印机的基本信息，在这里可以通过“是否受监控”选项决定是否对其监视；“用户”标签默认为所有人员都将授权使用；而“打印时间”中则可以设置允许打印机工作的时间，例如我们可以将休息时间设为“拒绝打印”状态，如果相应的选项无法改变其状态，只需要将其下方的“继承服务器设置”选项取消即可（图2）；“文件类型”中则可以定义打印机能够打印的格式，对于这些信息管理员可以根据公司的制度直接进行配置。

图2

三、应用管理

作为管理员，建立PrintUsage的目的就是掌握打印机的使用情况。对此我们可以在登陆后，在左侧单击“报表”，这样在右侧就会显示各种报表类型，例如我们想知道哪些用户打印的最多，只需要单击“用户打印排行”即可，通过这些功能各不相同的报表，管理者可以很轻松的掌握打印机的工作情况（图3）。

图3

如果想了解一下所有用户打印的记录，那么只要在左侧单击“日志”，这样右侧就会默认显示所有打印机所有用户所有时间的记录，如果我们只需要查看某个时间段的日志，那么只需要在“时间段”下拉菜单中进行选择，甚至可以选择“时间段”为“自定义”，然后自由指定时间。

作为管理者，有了PrintUsage的监控，完全可以坐在远程很轻松的管理起网络中的打印服务器，使打印机的功效完全落在实处。

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